Debriefing, Frecce Tricolori e Manager

DEBRIEFING: UNA TECNICA O UN’ARTE?
Esistono dei segreti che garantiscono il successo a Manager, Dirigenti, Amministratori? No… leggi e capirai!

Debriefing? Che cos’è?  Molte volte, nel corso del periodo che ho trascorso nella Pattuglia Acrobatica Nazionale (PAN) Frecce Tricolori, mi e‘ stato chiesto quale fosse il segreto -oltre alle specifiche doti tecniche dei piloti-  che permetteva alla nostra formazione di esibirsi con tale precisione e solidità, riscuotendo tanto successo.

Nulla puó dare una garanzia di successo, ma certamente esistono degli approcci e degli strumenti che lo favoriscono. Uno di questi è esattamente il DEBRIEFING.

Capita alle volte che ci si stupisca che alcune realtà, apparentemente “normali”, riescano a ottenere risultati quasi al di fuori dell’ordinario e comunque tali da farci sorprendere: sia per le modalità con le quali agiscono, che per l’apparente facilità con la quale raggiungono successi degni di evidenza.

Ma come fanno? Usano stratagemmi occulti e misteriosi?

Quasi sempre è la risposta piú  semplice quella corretta: queste realtà riescono a conciliare e a combinare abilità e conoscenze con l’esperienza e la pratica, centrifugandone poi gli effetti tramite l’uso di strumenti che sono a disposizione di tutti ma che, nelle loro mani, diventano dei “force multiplier”.

Come dice Josh Kaufman  “Una delle cose che rendono unici gli esseri umani è la possibilità di creare e utilizzare degli strumenti. Gli strumenti sono importanti perché moltiplicano l’effetto della forza fisica o il pensiero. Quanto più uno strumento amplifica o concentra il vostro sforzo, più efficace è lo strumento.

Se si tenta di battere un chiodo con le mani nude, si puó certamente esercitare una certa forza, ma non sufficiente per infilarlo in qualcosa di solido.

Con un martello si moltiplica l’intensità della forza che si sta esercitando concentrandola in una piccola area, rendendo più facile infilare un chiodo  anche in un colpo solo”.

Semplice no?

Bisogna essere dei geni, degli inventori, dei pensatori, per usarli?

No, possiamo esserlo anche noi, basta volerlo.

Molte volte, nel corso del periodo che ho passato alla Pattuglia Acrobatica Nazionale (PAN) Frecce Tricolori , mi e‘ stato chiesto quale fosse il segreto, oltre alle doti specificatamente tecnico-manuali del pilotaggio, che permetteva alla nostra formazione di esibirsi con tale precisione e solidità, riscuotendo tanto successo.

Incrementa la professionalitá con il debriefing

C’era chi era convinto che utilizzassimo delle strumentazioni particolari, dei marchingegni avanzatissimi e naturalmente segreti. Altri che sviluppassimo delle capacità al limite dell’azzardo, altri ancora che ci avvalessimo di speciali computer per disegnare delle traiettorie altrimenti irrealizzabili.

Non era facile spiegare che non c’era nulla di così particolare, se non una profonda e assoluta professionalità nell’affrontare il volo acrobatico in formazione a bassissima quota. Il che, in altre parole, poteva essere molto sinteticamente riassunto nel detto, tipicamente anglosassone: “practice, practice, practice”.

Questa naturalmente, era la risposta semplice e veloce, che potevo dare nel “dopo manifestazione”, quando eravamo spesso assaliti da entusiasti e appassionati di volo e quindi non avevamo molto tempo per entrare in quei particolari che invece fanno “sostanza” e possono spiegare piú efficacemente le motivazioni reali di un concetto.

Certamente non era il tipo di risposta che potevo dare quando, invitato a tenere un intervento al Forum di Confindustria a Cernobbio la stessa domanda mi fu avanzata da un partecipante all’incontro.

In quel caso iniziai facendo riferimento ad un intervento che avevo sentito dal Rettore dell’Universitá di Ca’Foscari alla cerimonia di consegna delle Lauree  a Venezia qualche anno prima.

 

“…le nostre performance dipendono sostanzialmente da 3 elementi: Conoscenza, Esperienza e… da un altro elemento all’interno del quale possiamo includere tutto ció che puó fare la differenza tra una performance “normale” e una “speciale”. Io lo chiamo Estro…”.

 

Debriefing

Ero completamente d’accordo con quella affermazione.

Ecco, nel caso della PAN, uno degli elementi costituenti questo “estro” è la pratica del Debriefing.

Tutti noi sappiamo cos’è un Debriefing.

Di Debriefing o Review, come alle volte viene riportato, ne esistono di vari tipi:

• in generale il Debriefing è la valutazione finale di un processo. Come nel caso del termine briefing, anche Debriefing proviene dal linguaggio militare, e letteralmente significa “andare a rapporto al termine di una missione”. Il Debriefing in questo caso è una riunione, reale o virtuale (tramite il web) con le persone che hanno partecipato al progetto, si confrontano I risultati  della relazione finale con cià che è stato anticipato nell briefing e si tirano le somme.
• nella psicologia post-traumatica, il Debriefing è una procedura di intervento da attuare con gruppi di individui che hanno o sono stati esposti ad un evento critico ed è un importante strumento che offre agli individui, vittime di un trauma, la possibilità di esternare e confrontare con altri i propri pensieri, ricordi ed emozioni più disturbanti, in modo tale da comprenderli e normalizzarli.
• nel marketing e nella pubblicità il Debriefing è il feed-back che il cliente comunica all’agenzia una volta che questa ha presentato le proposte creative.

Il percorso completo in questo caso è:

I.      briefing (da cliente ad agenzia), che contiene gli obiettivi e il budget del cliente;

II.     brainstorming (d’agenzia), che porta alle proposte creative;

III.   presentazione delle proposte (da agenzia a cliente);

IV.   Debriefing (da cliente ad agenzia), che contiene i feed-back e le eventuali richieste di modifica sulle proposte presentate.

Naturalmente esistono molte altre definizioni di Debriefing, ma tutte hanno a che fare con la rivisitazione e riesame di quanto è stato relizzato, a fronte di come dovrebbe essere fatto.

 

Nella Pattuglia Acrobatica Nazionale, il Debriefing occupa oltre la metá del tempo dedicato alla attivitá operativa acrobatica.

 

Prima di ogni volo viene effettuato il Briefing della missione della durata di circa 20’, all’interno del quale vengono non solo elencate le figure acrobatiche che verranno volate, ma anche le problematiche che si potrebbero incontrate, come la turbolenza, la visibilitá, il vento, la dislocazione del pubblico, degli ostacoli, ecc. Naturalmente viene anche anticipato come tutto ció puó essere affrontare con successo, cercando di sviluppare un “modello mentale” (link) della realtá futura, rendendola disponibile a tutti i membri del Team.

Poi la formazione dei piloti decolla e va in volo, osservata a terra dalla “biga”, normalmente il Comandante di Gruppo o un pilota esperto, che commenta in “tempo reale” l’esibizioneacrobatica fornendo supporto, indicazioni, suggerimenti ai piloti.

Il Team per antonomasia: le Frecce Tricolori

Il volo dura tra i 25 e i 30 minuti.

Una volta a terra viene condotto il Debriefing, prima effettuato a voce dalla “biga”che a memoria, commenta ció che ha notato di maggiormente eclatante, condividendo con gli interessati le problematiche incontrate e le azioni di correzione piú opportune, senza mai dimenticare di confermare e sottolineare le manovre eseguite correttamente.

Poi il Debriefing continua con la visione del filmato del volo effettuato, registrata da un operatore, nel corso della quale, anche con l’ausilio del fermo immagine e del replay, vegono ulteriormente illustrati e discussi eventuali imperfezioni o difetti, elogiati i progressi, esaltati i miglioramenti. Il Debriefing termina dopo mediamente 60’.

Tutto questo sembra assolutamente naturale e facilmente eseguibile da chiunque voglia cimentarsi in attivitá di questo tipo.

 

La cosa che contraddistingue la normalitá dalla eccezionalitá, è invece le modalitá e il modo con il quale il Debriefing viene effettuato.

 

Il Debriefing rappresenta in questo caso ció che prima è stato definito come “force multiplier”.

Il Debriefing è infatti uno strumento che, nelle mani esperte e sapienti di uno specialista, puó fare la differenza. Nelle mani di un dilettante o di un improvvisatore invece non apporta alcunché di rilevante o addirittura puó in certi casi diventare perfino pericoloso.

Ma perché? Cos’ha di tanto speciale il Debriefing?  Come deve essere condotto il Debriefing per essere davvero efficace?

Scendiamo un po’piú nel dettaglio e cerchiamo di individuare le specificitá si un buon Debriefing.

• Cosa. Il Debriefing è un’esperienza che permette ai partecipanti di collegare le attività e le lezioni che hanno imparato nel corso di un’attività, un’esperienza o un programma, al mondo esterno.
• Quando. Il Debriefing viene tenuto normalmente alla fine di una attivitá o di una esperienza, o nel corso di un esperienza o al termine di una serie di attivitá, anche se, nella pratica di tutti i giorni, non esiste un momento esatto per l’effettuazione di un Debriefing
• Quanto. Non esistono delle linee guida su quanto un Debriefing debba durare. Durata e tempistica possono far parte della strategia impostata dal Leader per il raggiungimento degli scopi prefissi, tuttavia è bene che il/i Debriefing siano ipostati in modo da far si che i partecipanti siano sempre di piú i veri “conduttori” e protagonisti attivi del Debriefing stesso.
• Come 1. Sono molti gli studi che hanno come tema principale il modo di condurre un Debriefing. La quasi totalitá tuttavia, individua nella riflessione del partecipante, il suo apice, il momento culminante e cruciale per una assimilazione ed elaborazione di quanto fatto. Come sottolinea David Kolb (link), uno dei maestri delle teorie educazionali Statutinensi e uno dei padri della filosofia educativa esperienziale, il Debriefing è il momento chiave dell’apprendimento nel ciclo di formazione e sviluppo. Attraverso la riflessione e il riconoscimento delle conoscenze, abilitá e attitudini avute nel corso dell’esperienza, i partecipanti sviluppano una consapevolezza e coscienza delle proprie capacitá e potenzialitá che possono essere utili nelle attivitá future.
• Come 2. Le attivitá esperienziali permettono molti punti di Debriefing e discussione. Tuttavia è bene ricordare che queste attivitá devono essere strutturate propriamente con attenzione pena l’inefficacia del Debriefing stesso.  In estrema sintesi, se il Debriefing non è organizzato e impostato correttamente potrebbe non rivelarsi efficace non facendo affiorare le opportunitá formative.
• Come 3. Esistono molte tecniche di Debriefing naturalmente, ma osservando attentamente e cercando di sintetizzarle al meglio, possiamo dire che per massimizzare il risultato ottenibile e consentire una piú facile “complicità”dei partecipanti al processo di apprendimento e maturazione, la modalitá piú semplice di condurre un Debriefing avviene chiedendo e sviluppando tre semplici domande:

·       Cosa (what)?

·       E allora cosa (so what)?

·       E ora cosa (now what)?

I. Cosa (what)? E’ il processo attraverso il quale vengono raccolte e riunite le varie esperienze vissute nel corso dell’attivitá. Lo scopo è di racimolare il maggiorn numero di situazioni ed eventi sviluppatesi, in modo da ripresentarle a posteriori per la discussione. Da cosa è accaduto, il Facilitatore del Debriefing potrá anche essere in grado di approfondire le vere esperienze vissute, individuandone altre, parimenti o addirittura maggiormente importanti.

II. E allora cosa (so what)? Permette, attraverso l’analisi di quanto appreso, di interpretare le esperienze vissute allo scopo di raggiungere una migliore percezione e consapevolezza delle situazioni. Il passaggio, in questa fase di Debriefing, dalla fase descrittiva e rappresentativa a quella interpretativa permette una indagine piú efficace di cosa è accaduto e/o di come è accaduto, cosi come di sbloccare e “spacchettare” l’esperienza in piú livelli , spesso piú intimi e nascosti.

III. E ora cosa (now what)? È la fase attraverso la quale si costruisce un collegamento fondamentale tra esperienze recenti e future. Anche in questa fase è essenziale la partecipazione attiva del partecipante il quale, spronato dal Facilitatore del Debriefing, deve rivivere, quasi psicoanaliticamente, le proprie esperienze proiettandole, opportunamente “perfezionate”, nella propria attivitá futura.

Passare dalla teoria alla pratica naturalmente non è cosa da poco e l’esperienza delle Frecce Tricolori ne è un esempio.

Alla PAN il Debriefing viene svolto con la consapevolezza di lunghi anni di esperienza e tradizione alle spalle, di errori commessi, di migliorie attuate, di sviluppo costante, ripetuto nel tempo. Alla base del Debriefing ai piloti, c’e’ l’umiltá della professionalitá piú seria, l’etica e la morale esemplare della storia e non ultima la formazione e la pratica quotidiana.

Tutto ció funziona e funziona egregiamente, da 55 anni ad oggi, con successi e riconoscimenti.

Questo mi ha insegnato l’esperienza personale:  strumenti “force multiplier” di questo tipo possono essere utilizzati, con risultati eccellenti, in moltissimi altri settori, oltre a quello strettamente militare e operativo.

 

Ogni realtá che ha a che fare con gruppi o team di persone che intendono raggiungere al meglio i propri obiettivi, possono potenziare il loro impegno, massimizzando i loro sforzi.

Lo strumento piú adatto in questo senso è proprio quel Debriefing di cui abbiamo parlato.

Applicare il debriefing a settore come l’imprenditorialitá, il commercio, la finanza, è possibile. Manager, Dirigenti, Leader in tanti settori possono utilizzare il Debriefing come strumento vitale per il loro lavoro.

Il Debriefing è un vero “force multiplier” dunque, e va a formare quella componente di “estro” che, unita alle nostre conoscenze e alle esperienze che sviluppiamo, formano quelle performance assolutamente necessarie non solo per la sopravvivenza, ma anche e soprattutto per il successo che ci meritiamo.